Was ist eine XRechnung?
E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD, EN 16931 – die Begriffe werden oft durcheinandergebracht. Hier erklären wir die Unterschiede einfach und praxisnah.
Die E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat. Die Rechnungsdaten liegen so vor, dass Software sie automatisch auslesen und verarbeiten kann – ohne dass ein Mensch abtippen muss. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931.
Die wichtigsten Begriffe
EN 16931
Die europäische Norm, die das semantische Datenmodell einer E-Rechnung definiert. XRechnung und ZUGFeRD bauen beide darauf auf. Technisch gibt es zwei Syntaxen: UBL und CII (UN/CEFACT).
XRechnung
Der deutsche Standard (eine sogenannte CIUS der EN 16931). Eine reine XML-Datei – ideal für die öffentliche Verwaltung und den B2B-Bereich. Für das menschliche Auge nicht direkt lesbar.
ZUGFeRD
Ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Sie sehen die gewohnte PDF-Rechnung und Software liest gleichzeitig die strukturierten Daten aus.
B2G / B2B
B2G bezeichnet Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (seit Jahren Pflicht), B2B Rechnungen zwischen Unternehmen (Pflicht ab 2025 ff.).
XRechnung, ZUGFeRD oder PDF?
Welches Format ist eine gültige E-Rechnung?
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD | Einfaches PDF |
|---|---|---|---|
| Strukturierte Daten | Ja | Ja | Nein |
| Für Menschen lesbar | Eingeschränkt | Ja | Ja |
| EN 16931-konform | Ja | Ja | Nein |
| Gültige E-Rechnung (ab 2025) | Ja | Ja | Nein |
| Für die öffentliche Verwaltung | Ja | Eingeschränkt | Nein |
Wo Kivo Invoice hilft
Kivo Invoice unterstützt beide deutschen Standards – XRechnung und ZUGFeRD. Sie können bestehende PDF-Rechnungen umwandeln, eingehende E-Rechnungen lesbar darstellen und jede Datei auf Konformität prüfen.